Hier vindt u de privacyverklaring van de Stichting Organisatiecomité Hel van het Mergelland; organisatie Volta NXT Classic, gevestigd te Paviljoenstraat 2, 6255 AH Noorbeek (kantoorhoudend te Withuisveld 8, 6226NV Maastricht), ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 41076931, hierna te noemen: `Organisatie`. Als u inschrijft voor één van onze evenementen, hebben wij bepaalde gegevens van u nodig. Deze gegevens gebruiken we om uw inschrijving aan te maken. We maken hierbij gebruik van derden die bepaalde persoonsgegevens ontvangen om uw inschrijving te personaliseren. Hieronder staat beschreven welke gegevens wij van u verzamelen en waarvoor deze gegevens worden gebruikt:

Voornaam, achternaam en geslacht
Om uw inschrijving te verwerken en om u persoonlijk aan te kunnen spreken, gebruiken wij uw persoonlijke gegevens. Deze zijn nodig om de inschrijving te kunnen registeren. De gegevens worden opgenomen in de database om uw inschrijving te kunnen terugvinden en indien nodig u te kunnen helpen met vragen of indien er tijdens het evenement een ongeval gebeurd. Daarnaast wordt uw naam gebruikt om uw naam op het startnummers te drukken indien u vóór de druk-periode heeft ingeschreven.

E-mailadres
Uw e-mailadres gebruiken wij als belangrijkste middel van communicatie met u als deelnemer. Alle Evenement gerelateerde informatie ontvangt u van ons middels e-mail. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de inschrijfbevestiging of een betaalbevestiging. Vlak voor het evenement sturen we u ook een deelnemerse-mail met uw persoonlijke startnummer en verdere belangrijke informatie over het evenement. Tevens kunnen wij u nieuwsbrieven sturen met informatie over het evenement.

Adres, postcode, woonplaats en land
Het adres, de postcode, de woonplaats en het land van herkomst raadplegen we in de eerste plaats in het geval van calamiteiten. Verder kunnen deze gegevens ons helpen u te onderscheiden indien er meerdere inschrijvingen zijn met een gelijke naam. Deze gegevens worden tevens gebruikt om een geografische weergave te kunnen maken van de herkomst van onze deelnemers.

Telefoonnummer en calamiteitennummer
Het kan zijn dat we contact met u op moeten nemen betreffende een inschrijving als wij vragen aan u hebben. In geval van calamiteiten tijdens het evenement gebruiken wij uw telefoonnummer om contact op te nemen en in geval we geen contact met u krijgen, nemen we in ernstige gevallen contact op met het door u opgegeven calamiteitennummer.  

Geboortedatum
In het geval van calamiteiten is het van belang om te weten wat de geboortedatum is om zo hulpdiensten beter te kunnen informeren. Tevens gebruiken we deze informatie om een demografische weergave te kunnen maken van de gemiddelde leeftijd van onze deelnemers.

Betaalgegevens
Indien u een inschrijving bij ons doet, dan gaat u een betaalverplichting aan. Het systeem geeft aan of uw inschrijving betaald is of nog niet betaald. Voor de betalingen maken wij gebruik van een derde (Stg. Mollie Payments) waar de betaling verwerkt worden. Wij gebruiken uw rekeningnummer enkel indien we een betaling retourneren. Indien u betaald heeft via creditcard, boeken wij de inschrijving automatisch terug.

Account
In uw account kunnen uw persoonlijke gegevens worden opgenomen. Op deze manier hoeft u in het geval van een nieuwe inschrijving in een volgend jaar niet opnieuw uw gegevens in te voeren, zodat we u sneller en gerichter kunnen helpen.

Nieuwsbrief
U kunt nieuwsbrieven van ons ontvangen. De inhoud daarvan bestaat uit evenement gerelateerde informatie en informatie/aanbiedingen van onze sponsoren en partners. Ontvangt u liever geen nieuwsbrieven meer van ons, dan kunt u zich in de nieuwsbrief afmelden middels het linkje onderaan. Ook kunt u ons een e-mail doen toekomen (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.) of middels post naar Volta NXT Classic, Withuisveld 8, 6226 NV Maastricht.

Enquête
Na afloop van het evenement worden aan alle deelnemers die gestart zijn een mail gestuurd met de uitnodiging om een enquête in te vullen. Deze enquête wordt geanonimiseerd verwerkt en gebruiken wij om verbetering in het evenement aan te brengen richting de toekomst en feedback te ontvangen over het afgelopen evenement.

Diversen:
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Zonder uw toestemming verstrekt de Organisatie uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst die de Organisatie met u heeft, tenzij de Organisatie wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden.

Contact, inzage, wijziging of verwijderen van gegevens
Op verzoek kunnen wij u aangeven welke persoonsgegevens wij van u verwerken. Deze gegevens kunt u vervolgens onder omstandigheden opvragen, wijzigen, verbeteren, aanvullen verwijderen of afschermen, denk hierbij bijvoorbeeld aan zaken die feitelijk onjuist zijn (tenzij de Organisatie op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen). Dit kan echter tot gevolg hebben dat u geen gebruik meer kunt maken van (een deel van) onze diensten. Voor meer informatie hierover kunt u contact met ons opnemen per mail. Mocht u een klacht hebben ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens dan kunt u zich ook richten tot de relevante overheidsautoriteit (Autoriteit Persoonsgegevens).

Bewaartermijnen
We zullen uw persoonsgegevens maximaal 3 jaar bewaren of korter indien het redelijkerwijs mogelijk is om nog tot de volledige uitwerking van de overeenkomst te komen. Op basis van onder meer wetgeving kan het echter nodig zijn dat wij gegevens langer moeten bewaren.

Grondslagen
Hieronder vindt u terug welke zogenaamde grondslagen gebruikt worden bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Daarbij wordt gekeken naar het verwerken van gegevens op basis van een:
- Overeenkomst;
- In verband met een gerechtvaardigd belang van de organisator;
- Een gegeven toestemming;
- Wettelijke plicht

Uw gegevens gebruiken wij voornamelijk voor uw inschrijving en op die basis komt er een overeenkomst tussen u en de Organisatie tot stand. Uw inschrijving wordt geregistreerd en uw gegevens worden gebruikt om de overeenkomst uit te kunnen voeren. Extra contactmomenten, zoals de enquête geschiedt in het belang van een gerechtvaardigd belang van de Organisatie. Voor het toesturen van de nieuwsbrief is er sprake van een aanmelding voor de nieuwsbrief, waarmee u ons toestemming geeft deze informatie toe te zenden. Wettelijk zijn we verplicht om uw gegevens met de politie en Openbaar Ministerie te delen indien er sprake is van ernstige misdragingen en andere excessen. Bij grove- en strafbare misdragingen kunnen wij uw personalia delen met andere toertochten in het samenwerkingsverband voor uitsluiting van deelname.

Beveiliging gegevens
De Organisatie treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Cookie-beleid
De Organisatie en derden gebruiken cookies (en andere technieken, gezamenlijk steeds cookies genoemd) om websites te analyseren, deze gebruiksvriendelijker te maken en u op en buiten de website relevante aanbiedingen te tonen. Door gebruik te maken van de site, stemt u hiermee in. Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op uw apparatuur wordt opgeslagen. We gebruiken cookies om u meer service te bieden bij het bezoeken van onze websites, die daardoor makkelijker worden in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat u ingelogd kan blijven op een website of dat uw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. We kunnen dankzij cookies zien hoe vaak onze websites - en welke pagina’s - door bezoekers worden bekeken. Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet u eerst toestemming geven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de Privacy Verordening. Functionele cookies worden gebruikt om het gebruikersgemak te bevorderen zodat u bijvoorbeeld niet steeds opnieuw een zelfde selectie hoeft te maken of in te loggen als u dat al eerder heeft gedaan. De Organisatie streeft naar een zo plezierig mogelijke ervaring. Zowel tijdens het evenement als op de websites. Cookies helpen deze ervaring op de website te verwezenlijken. U kunt altijd de cookies op uw apparaat verwijderen via uw browser. U kunt ook zelf bepalen of u cookies wilt accepteren. In de meeste webbrowsers worden cookies automatisch geaccepteerd. U kunt uw browser zo instellen dat cookies worden geweigerd. Graag wijzen wij u er op dat het uitzetten van cookies uw gebruik van onze website (en andere websites) kan beperken.

Beeldmateriaal
Tijdens ons evenement wordt er beeldmateriaal gemaakt dat gebruikt wordt voor marketing- en andere promotionele doeleinden zoals onze website, social media en andere reclame-uitingen. Bij deelname aan ons evenement gaat u akkoord ermee dat u zichtbaar kunt zijn op beeldmateriaal. Indien u hier bezwaar tegen heeft, kunt u dit vooraf aan ons melden of zullen wij achteraf indien mogelijk het beeldmateriaal waarop u zichtbaar bent niet gebruiken. De Organisatie behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacystatement. Check daarom regelmatig het privacystatement voor een update.

De laatste aanpassing is gedaan op 27-02-2024.